دانلود کتاب آموزشی گردش کار (Workflow) در شیرپوینت جلد اول

این دوره برای افرادی طراحی شده است که می‌خواهند با گردش کار در شیرپوینت آشنا شوند و بتوانند فرآیندهای کاری سازمانی را به صورت دیجیتالی مدیریت کنند. هدف این دوره آموزش نحوه ایجاد، مدیریت و بهینه‌سازی گردش کارها در محیط شیرپوینت است.

بخش 1. مقدمه‌ای بر گردش کار در شیرپوینت

فصل 1. مفهوم گردش کار (Workflow):

• تعریف گردش کار و چگونگی عملکرد آن

• چرا سازمان‌ها به گردش کار نیاز دارند؟

• ارتباط گردش کار با بهبود بهره‌وری و کارایی

• نقش گردش کار در اتوماسیون فرآیندهای سازمانی

فصل 2. اهمیت گردش کار در سازمان‌ها:

• کاهش خطای انسانی و افزایش دقت در انجام کارها

• تسهیل در مدیریت و پیگیری وظایف

• کمک به همکاری تیمی و هماهنگی بخش‌های مختلف

• ارتقاء سرعت تصمیم‌گیری و کاهش زمان‌های توقف

فصل 3. نقش شیرپوینت در مدیریت فرآیندها:

• قابلیت‌های شیرپوینت در ایجاد و مدیریت گردش کار

• نحوه ادغام گردش کار با دیگر امکانات شیرپوینت (مانند لیست‌ها، کتابخانه‌ها، و مستندات)

• پشتیبانی از گردش کارهای ساده و پیچیده

• هماهنگی شیرپوینت با دیگر ابزارهای مایکروسافت برای یکپارچه‌سازی و ارتقاء کارایی

فصل 4. نسخه‌ها و قابلیت‌های گردش کار در SharePoint:

• تفاوت‌ها و قابلیت‌های نسخه‌های مختلف شیرپوینت (2013، 2016، Online)

• ویژگی‌ها و امکانات موجود در هر نسخه برای طراحی و مدیریت گردش کار

• معرفی ویژگی‌های جدیدتر در نسخه‌های آنلاین و تفاوت آن‌ها با نسخه‌های سنتی

فصل 5. آشنایی با ابزارهای مرتبط با گردش کار در شیرپوینت:

• SharePoint Designer: ابزار اصلی برای طراحی و مدیریت گردش کارهای سفارشی

• Power Automate (Microsoft Flow): جایگزین مدرن برای ایجاد گردش کارها و اتوماسیون فرآیندهای سازمانی

• ابزارهای تحلیلی و گزارش‌گیری در شیرپوینت برای نظارت بر عملکرد گردش کار

• InfoPath: برای طراحی فرم‌های مرتبط با گردش کار

بخش 2. تنظیمات اولیه برای گردش کار

فصل 1. پیش‌نیازها و تنظیمات اولیه

• بررسی نیازمندی‌های سیستم برای اجرای گردش کارها در شیرپوینت

• آشنایی با محدودیت‌ها و الزامات فنی برای پیاده‌سازی گردش کار

• نصب و پیکربندی Workflow Manager و وابستگی‌های آن

• بررسی نسخه‌های مختلف شیرپوینت و ویژگی‌های مرتبط با گردش کار در هر نسخه

فصل 2. آماده‌سازی محیط شیرپوینت برای گردش کار

• پیکربندی سایت‌ها و سایت کالکشن‌ها (Site Collections) برای پشتیبانی از گردش کار

• تنظیمات اولیه برای کتابخانه‌ها و لیست‌ها به‌عنوان منابع داده

• بررسی نیازمندی‌های فضای ذخیره‌سازی و منابع برای اجرای گردش کارها

فصل 3. تنظیمات Workflow Manager

• نصب و پیکربندی Workflow Manager برای پشتیبانی از گردش کارهای پیچیده

• تنظیمات مربوط به مدیریت وظایف و وابستگی‌های آن‌ها

• پیکربندی اتصال شیرپوینت به Workflow Manager

فصل 4. آشنایی با سایت کالکشن‌ها و کتابخانه‌ها برای گردش کار

• ایجاد سایت کالکشن‌ها به‌عنوان فضای ذخیره‌سازی مرکزی برای گردش کار

• پیکربندی کتابخانه‌ها و لیست‌ها برای نگهداری اسناد و داده‌های گردش کار

• تنظیم مجوزها و دسترسی‌ها برای کاربران در سایت‌ها و کتابخانه‌ها

فصل 5. ایجاد لیست‌ها و کتابخانه‌ها به‌عنوان منبع داده

• ایجاد و پیکربندی لیست‌ها و کتابخانه‌ها برای ذخیره‌سازی اطلاعات گردش کار

• استفاده از متادیتا و ستون‌های سفارشی برای ایجاد زمینه‌های داده‌ای خاص

• تنظیمات پیشرفته برای مدیریت اطلاعات در لیست‌ها و کتابخانه‌ها

بخش 3. گردش کارهای از پیش تعریف‌شده در شیرپوینت

فصل 1. Approval Workflow

• استفاده برای تأیید اسناد، درخواست‌ها، و محتوای دیجیتال در سازمان

• روندی خودکار برای ارسال درخواست تأیید به افراد یا گروه‌ها

• ثبت تاریخ و زمان تأیید یا رد در سیستم

فصل 2. Collect Feedback Workflow

• طراحی شده برای جمع‌آوری بازخورد از کاربران

• ارسال فرم‌ها به افراد مختلف برای ارائه نظرات

• امکان مشاهده و تجزیه‌وتحلیل بازخوردها برای تصمیم‌گیری‌های بعدی

فصل 3. Collect Signatures Workflow

• استفاده برای جمع‌آوری امضاهای دیجیتال در اسناد و فرم‌ها

• فرآیند امضای اسناد را به‌صورت خودکار انجام می‌دهد

• شفافیت در پیگیری وضعیت امضا و اطمینان از دریافت امضاها از افراد مورد نظر

فصل 4. Distribute Documents Workflow

• برای توزیع اسناد به افراد یا گروه‌های مختلف در سازمان

• ارسال خودکار اسناد از طریق ایمیل یا در سایت‌های مختلف

• تسهیل دسترسی به اسناد و مستندات ضروری

فصل 5. Inventory Management Workflow

• برای پیگیری موجودی‌ها و مدیریت انبار

• شامل فرآیندهای بررسی، به‌روزرسانی، و درخواست موجودی‌های جدید

• ارسال هشدارها و گزارشات زمانی که سطح موجودی به حد مشخصی می‌رسد

فصل 6. Feedback Request Workflow

• ارسال درخواست بازخورد برای کاربران به‌منظور ارزیابی کیفیت خدمات یا فرآیندها

• جمع‌آوری نظرات به‌صورت خودکار و سازمان‌دهی‌شده

فصل 7. Task Approval Workflow

• برای تأیید یا رد وظایف و فعالیت‌های مختلف

• استفاده در پروژه‌های تیمی و فرآیندهای پیچیده‌تر

• ثبت تاریخ و وضعیت تأیید در سیستم

فصل 8. HR Onboarding Workflow

• طراحی شده برای فرآیندهای استخدام و آموزش کارکنان جدید

• شامل مراحلی برای ارسال فرم‌های مورد نیاز، امضای قراردادها، و ارزیابی‌های اولیه

• تسهیل فرآیند ادغام کارکنان جدید به سازمان

فصل 9. Expense Approval Workflow

• برای تأیید هزینه‌ها و درخواست‌های مالی

• روند بررسی و تأیید هزینه‌های مختلف در سازمان

• یکپارچگی با سیستم‌های مالی برای پرداخت‌های مستقیم

فصل 10. Leave Request Workflow

• برای درخواست و تأیید مرخصی‌ها

• مدیریت درخواست‌های مرخصی کارکنان و انجام پیگیری‌های خودکار

• اعلام وضعیت تأیید یا رد مرخصی‌ها به درخواست‌کننده

بخش 4. طراحی گردش کار با SharePoint Designer

فصل 1. معرفی ابزار SharePoint Designer

• ویژگی‌های اصلی و مزایای استفاده از SharePoint Designer

• مقایسه SharePoint Designer با سایر ابزارهای طراحی گردش کار مانند Power Automate

فصل 2. نصب و راه‌اندازی SharePoint Designer

• نحوه نصب نسخه مناسب SharePoint Designer

• نکات مهم در هنگام نصب و راه‌اندازی

فصل 3. اتصال SharePoint Designer به سایت شیرپوینت

• نحوه اتصال SharePoint Designer به محیط شیرپوینت

• انتخاب سایت‌ها و کتابخانه‌ها برای طراحی گردش کار

فصل 4. ساخت گردش کار سفارشی

• گام‌های ساخت یک گردش کار جدید از ابتدا

• انتخاب نوع گردش کار (لیست، سایت، بازخورد و…)

فصل 5. تعریف مراحل (Stages) و اقدامات (Actions) در گردش کار

• مفهوم مراحل در گردش کار و چگونگی تعریف آن‌ها

• تعریف اقدامات مختلف مانند ارسال ایمیل، تغییر وضعیت، و …

فصل 6. شرط‌ها (Conditions) و متغیرها (Variables) در گردش کار

• استفاده از شرط‌ها برای کنترل جریان گردش کار

• تعریف و استفاده از متغیرها برای ذخیره اطلاعات و نتایج

فصل 7. مدیریت رویدادها و اجرای گردش کار

• نحوه مدیریت رویدادهای مختلف در طول اجرای گردش کار

• پیکربندی زمانی اجرای گردش کار و استفاده از Start Workflow برای شروع فرآیند

فصل 8. تست و عیب‌یابی گردش کار

• تست گردش کارهای طراحی‌شده در SharePoint Designer

• ابزارها و تکنیک‌های عیب‌یابی برای شناسایی و رفع مشکلات

فصل 9. انتشار و دیپلوی گردش کار در سایت شیرپوینت

• چگونگی انتشار گردش کار طراحی‌شده در محیط عملیاتی

• نکات مهم برای مدیریت نسخه‌های مختلف گردش کار

فصل 10. بهینه‌سازی عملکرد گردش کارها

• بهترین شیوه‌ها برای بهینه‌سازی عملکرد گردش کارها

• کاهش بار سیستم و افزایش سرعت اجرای گردش کار