تنظیمات ذخیره اتوماتیک و بازیابی فایل اکسل
تنظیمات ذخیره اتوماتیک و بازیابی فایل اکسل
بهترین کار همیشه این است که فایل ها را قبل از هر تغییری و پس از ایجاد فایل یا کارپوشه در اکسل ذخیره کنید.
با استفاده از AutoRecover می توانید اطلاعات را بازیابی نمایید و آن را ذخیره نمایید.
با AutoRecover اطلاعات هر از 10 دقیقه بصورت اتوماتیک (خودکار) ذخیره می شوند که می توانید این مدت را نیز تغییر دهید .
باز کردن فایل اکسل ذخیره شد
برای باز کردن فایل اکسل ذخیره شده ، در منوی File گزینه Open می توانید فایل را انتخاب و با کلیک روی آن باز می شود.
آخرین فایل ها در بخش Recent مشاهده می کنید .
اگر فایل شما در لیست نبود ، روی Browse کلیک می کنید و فایل را از درایو انتخاب می کنید.
اگر محل ذخیره فایل اکسل را نمی دانید اول در بخش Document ویندوز که محل پیش فرض ذخیره سازی است بررسی کنید در غیر این صورت باید در درایوها از جستجو استفاده کنید و پسوند xlsx را جستجو کنید.
بازیابی فایل اکسل ذخیره نشده
بازیابی فایل اکسل ذخیره نشده ، دو روش را توضیح می دهم.
روش اول این است که اگر در حین کار با فایل اکسل ، ناگهان کامپیوتر ری استارت شد یا برق رفت یا بهر دلیل کامپیوتر شما خاموش شد و وقت نکردید فایل را ذخیره کنید احتمال دارد بعد از باز کردن اکسل پوشه ای بنام show recovered files نمایان شود مطابق تصویر زیر
روی آن کلیک کنید.
در سمت چپ یا راست باکسی باز می شود. مطابق تصویر زیر
دو کزینه در آن می بینید. فایل orginal و فایل AutoSave .
حال تفاوت orginal و AutoSave چیست؟
مثلا من فایل را با نام test1 ذخیره کردم و همین کار را تست کردم.
توجه کنید من فایل را با نام test1 ذخیره کردم اما قسمتهایی از محتوا را ذخیره نکرده بودم و کامپیوتر ری استارت شد.
در فایل AutoSaved آخرین تغییرات را مشاهده می کنید یعنی عملیاتی که ذخیره نکرده اید.
اما در فایل orginal فقط محتوای ذخیره شده وجود دارد.
پس من روی AutoSaved یعنی گزینه اول کلیک کردم و محتوا کامل بازیابی شد.
تنظیمات ذخیره اتوماتیک و بازیابی فایل اکسل
برای تنظیمات ذخیره اتوماتیک و بازیابی فایل اکسل می توانید از منوی File گزینه options را کلیک کنید.
در سمت چپ روی save کلیک کنید.
در بخش راست گزینه های مختلفی برای ذخیره اتوماتیک و بازیابی فایل اکسل مشاهده می کنید.
گزینه save files in this format فرمت پیش فرض را xlsx قرار داده است که پیشنهاد می کنم تغییر ندهید.
گزینه Save AutoRecover information every برای بازیابی فایل اکسل می باشد که مدت پیش فرض 10 دقیقه می باشد می توانید مدت را کمتر یا بیشتر کنید.
گزینه Default local file location محل پیش فرض برای ذخیره سازی کارپوشه (workbook) و پروژه های اکسل می باشد که پوشه Document است.
ایجاد فایل جدید در اکسل
برای ایجاد فایل یا کارپوشه جدید در اکسل ، دو روش را پیشنهاد می کنم:
اگر اکسل را باز کردید، صفجه ای مانند تصویر زیر مشاهده می کنید.
می توانید روی Blank Workbook کلیک کنید تا یک کارپوشه (workbook) جدید و خالی باز شود.
روش دوم اگر کارپوشه باز باشد می توانید از منوی File روی گزینه New و سپس Blank Workbook کلیک نمایید.
روش ذخیره فایل اکسل
پس از ایجاد فایل جدید و کارپوشه خالی و قبل از ورود اطلاعات سعی کنید سند اکسل را ذخیره نمایید تا اگر مشکلی پیش آمد مثل قطعی برق یا خطایی در ویندوز ، سند اکسل شما به مشکل نخورد و اطلاعات شما از بین نرود.
چگونه فایل اکسل را ذخیره (سیو) کنیم؟ پاسخ می دهم. چندین روش برای ذخیره سازی اطلاعات و کارپوشه در اکسل وجود دارد که همه را توضیح می دهم.
برای ذخیره فایل اکسل ، اولین و ساده ترین روش ، کلیک روی آیکون ذخیره یا save در بالای اکسل (Quick Access Toolbar) است.
در تصویر زیر مشاهده کنید.
حال روی گزینه save یا save as کلیک نمایید.
سپس روی دکمه Browse کلیک کنید.
پنجره ای بنام save as باز می شود.
ابتدا آدرس و درایو و پوشه ای که می خواهید فایل اکسل را در آن ذخیره نمایید انتخاب نمایید.
سپس در بخش File name نام دلخواهی برای فایل قرار دهید.
در بخش پسوندها ، من پسوند xlsx را انتخاب می کنم که پیش فرض است و نیاز به انتخاب ندارد.
در انتهای روی دکمه save کلیک کنید تا ذخیره شود.
من همه موارد را در تصویر زیر شماره گذاری کرده ام.
حال در قسمت بالا بایستی نام فایل می باشد.
تفاوت save و save as در اکسل
حال به تفاوت save و save as در اکسل می رسیم. در هنگام ذخیره سازی اول گفتیم مهم نیست کدام را انتخاب کنید.
اما پس از اینکه فایل ذخیره شد دیگر داستان متفاوت است و بایستی با آگاهی از آنها استفاده نمایید.
یک متن دلخواه را تایپ کنید. از منوی File روی save کلیک کنید. چه اتفاقی افتاد؟
متن در پرونده کنونی ذخیره شد و تغییرات اعمال شد.
پس از هر تغییری بایستی از save برای ذخیره تغییرات استفاده کرد مهم نیست چیزی را اضافه یا حذف کرده اید یا تغییر نام داده اید و غیره.
پس save as چه کاربردی دارد؟
اگر قصد ذخیره سازی پرونده یا سند اکسل با نام جدید دارید می توانید از save as استفاده نمایید.
مثلا می خواهید تغییراتی روی فایل کنونی اکسل اعمال کنید اما می خواهید اطلاعاتی که تاکنون ذخیره کرده اید هم داشته باشید تا اگر اشتباهاتی پیش آمد حداقل اطلاعات قبلی را داشته باشید.
حال از منوی File روی save as کلیک کنید. همان پنجره اول ظاهر می شود و شما می توانید فایل را با نام جدید ذخیره نمایید.
نکته این است که پس از ذخیره سازی ، فایل جدید باز می شود.
فایل .xslx بسته می شود و فایل abbasi.xslx باز می شود. حال هر تغییری دهیم روی این فایل ذخیره می شود.
حتما هنگام تغییر نام فایل را در قسمت بالای محیط اکسل مشاهده نمایید.
باز کردن فایل اکسل
اگر می خواهید فایل abbasi را ببندید و فایل قبلی اکسل را باز کنید از منوی File روی close کلیک کنید تا پرونده یا فایل اکسل بسته شود.
سپس روی open کلیک کنید و به آدرس فایل اکسل بروید و آن را انتخاب و باز کنید.
معمولا در اکسل در هنگام open فایل های قبلی نمایش داده می شوند و با کلیک روی آنها باز می شوند.
فرمت ذخیره سازی اکسل
فرمت ذخیره سازی اکسل بصورت پیش فرض در اکسل پسوند xslx است.
اما در ورژن های قدیمی xsl بود. در قدیم پسوندها 3 حرفی بودند.
اما در اکسل فرمت های دیگری نیز وجود دارد.
ذخیره اطلاعات در اکسل
برای ذخیره اطلاعات در اکسل پسوندها و فرمت های مختلفی وجود دارد.
مثلا فرمت pdf ، در هنگام ذخیره سازی فایل اکسل ، می توانید از بخش save as type نوع و فرمت فایل اکسل را مشخص کنیم.
تنوع فرمت ها بسیار زیاد است اما معروف ترین آنها را بیان می کنیم.
فرمت xlsx که فرمت اصلی اکسل است.
فرمت xsl که فرمت ورژن های قدیمی اکسل 2003 و قبل تر است.
فرمت pdf که یک فرمت معروف است و زمانی که قصد داریم کسی نتواند روی فایل تغییری اعمال کند از این فرمت و پسوند برای ذخیره کارپوشه (workbook) اکسل استفاده می کنیم.
فرمت csv هم جزو فرمت های مهم است و مثلا برای ارسال گروهی ایمیل باید ایمیل ها را با پسوند csv ذخیره کرد.
پسوند و فرمت html برای ذخیره سازی صفحات وب است.
فرمت txt یک فرمت فایل های متنی است.
فهرست مطالب آموزشی اکسل
- ویژگی ردیابی تغییرات Track Changesدر اکسل
- ویژگی فیلترهای Pivot Tables در اکسل
- مدیریت ادغام Separate سلول ها اکسل
- قالب بندی شرطی Conditional درماکروسافت آفیس
- داده ها را با ابزار Goal seek در اکسل تجزیه و تحلیل کنید.
- مدیریت پیشرفته Filters اطلاعات در اکسل
- ایجاد یک تابع با استفاده از دستور AutoSum
- کاربرد ساختار فرمولهای Mathematical مایکروسافت Excel
- مزایای استفاده از OneDrive در Excel
- روش رفع مشکل اعداد بزرگ در Excel
- کاربردهای اکسل و تابع Average Excel
- تعیین دقیق تعداد کاراکتر در سلول Excel
- تغییر عرض سلول در اکسل روی سلول (Cell)
- تنظیمات ذخیره اتوماتیک و بازیابی فایل اکسل
- نمایش ستون پنهان شده یا hide شده در اکسل
- انتقال اطلاعات شیت به شیت دیگر در اکسل
- ثابت کردن سطر و ستون در Excel و گزینه Find
- قالب بندی اعداد با Persentage در اکسل
- انتخاب سطرهای زوج و فرد در Excel
- جمع دو کلمه در اکسل و مشکل چسبیدن کلمات بهم چیست؟
- ترکیب جدول ها در Excel
- ایجاد یک spreadsheet در Excel
- نحوه استفاده از تابع شرطی IF و کاربرد آن در اکسل
- ایجاد لیست کشویی در Excel
- ساخت کاربرگهای حرفهای با قالببندی شرطی در اکسل
- نوار ابزار دسترسی سریع در اکسل چیست ؟
جهت مشاهده دوره های آموزشی بر روی این لینک کلیک نمایید.
دیدگاهتان را بنویسید
برای نوشتن دیدگاه باید وارد بشوید.